Trước đây, cũng như nhiều cơ quan hành chính nhà nước khác, công tác lưu trữ truyền thống tại Ban Quản lý đối mặt với không ít áp lực. Khối lượng hồ sơ, tài liệu giấy phát sinh hàng năm từ các hoạt động quản lý đầu tư, doanh nghiệp, lao động... là rất lớn.

Tình trạng này dẫn đến việc không gian kho lưu trữ luôn trong trạng thái quá tải. Bên cạnh đó, việc tra cứu, khai thác thông tin thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của cán bộ, công chức, làm ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc chung của cơ quan.

Thực hiện kế hoạch CCHC của Thành phố, Bộ phận Lưu trữ thuộc Ban Quản lý đã chủ trì, phối hợp chặt chẽ với các phòng chuyên môn triển khai 03 giải pháp, tạo bước đột phá trong công tác quản lý tài liệu:

- Hướng tới 100% Số hóa tài liệu lịch sử: Ban Quản lý tập trung phân loại, chỉnh lý và tiến hành quét (scan) số hóa toàn bộ tài liệu, hồ sơ cốt lõi tích lũy từ các năm trước. Tất cả dữ liệu này được đưa lên hệ thống quản lý tập trung, giúp bảo tồn nguyên vẹn giá trị tài liệu lịch sử và phục vụ việc tra cứu tức thời.

- Ứng dụng Hệ thống e-Office hiện đại: Chuyển đổi toàn diện phương thức làm việc từ trực tiếp sang trực tuyến. Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến và hồ sơ công việc được thực hiện nghiêm ngặt trên môi trường mạng. Toàn bộ quy trình ký duyệt đều được ký số, bảo đảm tính pháp lý và thông suốt.

- Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ lưu trữ: Để dữ liệu được lưu khoa học, Ban Quản lý đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan và quy chế lưu trữ mới. Việc áp dụng thống nhất mã định danh văn bản giúp cho quy trình nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tự động, chuẩn xác và khoa học.